Organizar mi tiempo lo considero clave para poder cumplir con mis objetivos, pero…¿Te ha pasado, como a mí, de verte por momentos desbordada y no llegar con todo?
“PREGÚNTATE SI LO QUE ESTÁS HACIENDO HOY, TE ACERCA AL LUGAR
EN EL QUE QUIERES ESTAR MAÑANA”
Walt Disney
Si llegaste a este post, es probable que sea por algunas de estos motivos:
- Sientes que te falta tiempo.
- Tienes muchas actividades, pero no incluyes en ellas tiempo para ti misma.
- Agendas tus actividades, pero te frustras cada vez que no llegas a cumplir con tus objetivos diarios.
- Eres de las que se preguntan: “¿Cómo puedo llegar con todo?”
Si es así, entonces este post puede ayudarte.
Yo misma transité por esos 4 items, y aún hoy, a poco tiempo de lanzar mi propio emprendimiento online, reconozco que tengo que seguir haciendo algunos ajustes.
Uno de los mayores errores que cometía cuando agendaba mis actividades diarias, era hacerlo en una forma demasiado detallada.
Mi pensamiento era: “Anoto todo, para no olvidarme de nada”.
Pero al terminar el día, completaba solo el 30% de esa “lista sábana” de cosas por hacer.
¿Te pasa lo mismo?
La consecuencia: me sentía ineficiente y frustrada, al quedarme sin hacer una gran cantidad de actividades, que tenía que postergar para otro día y hasta llegaba a pensar que agendar mis tareas no me servía.
Antes, me agendaba una tarea cada 15 minutos, cada media hora o una hora.
Imagínate ¡la cantidad de bloquecitos que tenía desde la mañana a la noche!
Debido a que quería superar esa insatisfacción, comencé a leer sobre Time Blocking y sobre gestión del tiempo.
También me inspiré en algunas mujeres emprendedoras de las que te hablo en mi post “Los mejores 40 blogs de emprendedoras para inspirarte y emprender a los 40“
Este tema da para hacer un curso completo. (Si te interesa que arme un curso, puedes dejarme tu inquietud en los comentarios )
Pero, vamos ahora con los 5 tips, con los que comencé a organizarme mejor y que quiero compartirte para que te sirvan a ti también.
CÓMO ORGANIZAR MI TIEMPO: 5 TIPS SENCILLOS PARA APROVECHAR TU DÍA Y TERMINAR CON EL “NO LLEGO”
TIP 1: Agrupa tareas similares por cada bloque de tiempo
El time blocking consiste en agrupar tareas similares en bloques o lotes de tiempo.
Si bien, antes también me armaba bloques, eran muchíiisimos.
¿Te sucedió alguna vez?
El time blocking, te da más “claridad visual” cuando ves tu agenda.
No se trata de tener 25 bloques, la idea es que armes de 3 a 5 bloques por día y englobes en un título un conjunto de tareas, sin entrar a detallar las partes que componen cada bloque.
Un ejemplo:
Estás organizando un showroom para ofrecer tus artesanías y quieres agendar las tareas que te tocan en el día de hoy, en relación a dicha actividad, como:
- Llamar para consultar alquiler de una sala,
- Enviar invitaciones por email a tu base de datos
- Responder e-mails de presupuestos de salas, etc.
Al menos inicialmente, no pones todas estos ítems en tu agenda general: sino que ENCIERRAS todas estas actividades bajo el BLOQUE “ ENVIAR EMAILS Y LLAMADAS”, y si consideras que te va a llevar 1 hora, agrégale media o una hora más.
La idea es que no estés “apretada”, sino que te des el suficiente margen por si te demoras más de lo previsto.
Este consejo me sirvió mucho, y lo adopté gracias a uno de los cursos que hice de Joan Boluda.
Esto te va a ayudar a poner manos a la obra, de una manera más tranquila y enfocada.
Si armas tu agenda en Google Calendar, puedes elegir un color para cada bloque:
TIP 2: Limita tus prioridades
Comienza por hacer una lista de todo lo que tienes que terminar esta semana.
Si llegas a una lista de 25 cosas a la semana, haz un filtro aún más fino, y, de esas 25, decide cuáles son las primeras 5 actividades que sí o sí quieres tener hechas esta semana.
Incluye en esas 5 las que sean determinantes para el éxito del lanzamiento de un nuevo producto, el de tu emprendimiento, etc.
Después, dales un orden de prioridad a cada actividad.
No pasas a tu prioridad 2, hasta que no tengas cumplida tu prioridad 1 y así sucesivamente.
Ejemplo:
Si mañana tienes que subir un post a tu blog, hoy no es prioritario que te pongas a hacer el trabajo para un cliente, que tienes que entregar en 2 semanas.
¿Cómo puedes priorizar?
Puedes priorizar por el criterio que consideres oportuno, aquí van solo 3 de ellos, pero puedes agregar el que tú elijas conveniente:
1- Por fecha de vencimiento
2- Por dificultad de la tarea
3- Importancia u orden
TIP 3: Encuentra tu propio ritmo
¿Te paso de leer algún libro sobre productividad y no poder sostener en el tiempo los tips que te enseñaban?
Los libros sobre este tema, en general, nos aportan trucos o tips valiosos, pero la clave está en que los adaptes a tu propia personalidad.
La idea es que encuentres tu propio ritmo.
Organizarse mejor, es un proceso que no se logra de un día para otro.
Es un camino que se inicia dando un paso a la vez.
Incluso al leer estos 5 tips, mi consejo es que no busques aplicarlos todos a la vez.
Empieza por uno y cuando consideres que ya puedes ya aplicar otro, vas por ese.
El querer aplicar todo ya, puede conducirte a que abandones a la semana de haber comenzado.
TIP 4: Elimina las distracciones
Si tienes una lista de 20 mil cosas por hacer en el día, te distraes fácilmente, pensando el montón de cosas que tienes que cumplir aún.
Entonces pueden pasarte al menos 2 cosas:
1- Pasas de una tarea a otra y tu ansiedad aumenta porque sientes que pierdes el control
2- Permaneces demasiado tiempo en una tarea porque no pones un plazo para completarla. Tal vez la completas en 3 horas, cuando puedes terminarla en 2.
Pero también hay otras distracciones que pueden disminuir tu concentración y eficiencia:
- El teléfono que suena, cuando estás concentrada en alguna de tus tareas. Asigna un horario para hacer y responder llamadas.
- Notificaciones de tu correo que te dispersan. Desactivarlas te ayuda a eliminar “ruidos” y a mantener tu enfoque. Al igual que en el caso de las llamadas, asigna un tiempo para escribir mails. Si respondes un mail en cada momento que alguien te escribe, terminas “picoteando” tareas y haciendo todas a medias.
- Personas que interrumpen, cuando estás concentrada en tu trabajo o estás reunida con alguien. Lo ideal en este caso es hablar previamente con las personas que potencialmente pueden llegar a interrumpir.
TIP 5: Dejar espacios entre bloque y bloque
Está genial que organices tus actividades en bloques, pero haz espacios entre bloque y bloque.
Calcula el tiempo que puede llevarte, por ejemplo, darte una ducha, sacar a pasear a tu perro, tomarte un café o simplemente tomar un descanso.
Si en tu agenda, agendas únicamente las actividades vinculadas al trabajo, comienza también a incorporar las “salidas de despeje”.
Sí, si sales con tu amiga a tomar un café, agendalo como tiempo “Tiempo para ti”. Parece tonto, pero cuántas veces dejamos de hacer una salida porque “no llegamos con el tiempo”.
A propósito, creo que la clave es que nos hagamos un tiempo para cada cosa.
Tu trabajo es importante, pero también es fantástico hacer aquellas cosas que te sigan dando energías: una caminata de media hora con una amiga, tomar una sesión de masajes, tomar clases de salsa, etc.
Estos son tan solo 5 tips, hay aún mucha tela para cortar sobre el tema:”Cómo organizar mi tiempo”.
El mensaje que quiero dejarte, al terminar este post, es una frase que leí en un libro y que te ayuda a valorar los pasos que das.
“Cada gran cambio comienza como
una caída en el dominó”
B.J. Thornton
Al principio parece que el primer paso que das (primera pieza de dominó) es lento, aún así, sigues avanzando progresivamente, hasta que finalmente te mueves demasiado rápido como para detenerte.
Libro mencionado: “The One thing: The surprisingly simple truth behind extraordinary results” (Una cosa: La sorprendente simple verdad detrás de los resultados extraordinarios), de Gary Keller y Jay Papasan.
Un regalo extra: Si quieres seguir profundizando sobre el tema, este artículo de Jime Calabuig, añade más tips sobre cómo organizarte para tener un día productivo.
¿Te resultaron útiles estos tips?
¿Tienes algún otro tip para organizarte que quieras compartirnos?
Si te gustaría que prepare un curso específico sobre cómo usar Google Calendar, para organizarte mejor paso a paso, escríbeme en los comentarios. Será un placer. 🙂
Muy útil Guille!
Felicidades por este artículo por lo claramente que lo explicas y los recursos.
Me encantan las imágenes 😉
Un saludo!
Gracias, Elena por tu comentario y me alegra que gusten las imágenes.:)
Por cierto, leí el post de tu blog con la megaguía para hacer un voluntariado internacional ético y seguro http://bit.ly/2FSkP9x.
está super completo y es de gran valor.
Te felicito, has hecho un gran trabajo! 🙂
Un saludo!
Me encanto el post. Ahora q intento avanzar con mi emprendimiento me viene genial. No logro equilibrar el tiempo de las tareas diarias con mi proyecto y siempre me quedan cosas pendientes. Al menos yo no se usar el google calendar, estaria bueno un curso para saber aprovechar su funcionalidad al maximo. Gracias!!
Gracias por tu comentario Silvina.:)
Qué bueno que te haya resultado útil el post. Tendré en cuenta lo que me comentas del curso de Google Calendar
Si se suman más lectoras a tu pedido lo haré con mucho gusto.
Un saludo!
Excelente, justo el artículo que necesitaba; saludos.
Wow! Qué buenoooo.
Mil gracias por comentar:)